Politique confidentialité

Chez Aviso, nous savons que nos clients se préoccupent de leurs renseignements personnels, et nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés. Notre Politique de confidentialité fait partie d’un programme complet qui garantit que nos employés et nos représentants respectent adéquatement nos politiques, nos procédures et nos mesures de sécurité. Les politiques et pratiques que nous avons mises en œuvre respectent les normes énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et d’autres lois applicables. Aviso a un chef de la protection des renseignements personnels désigné qui est responsable de la mise en œuvre de notre Politique sur la protection de la vie privée.

Dans cette politique de confidentialité :

• « Aviso » ou « nous » désigne Patrimoine Aviso Inc. et chacune de nos filiales, y compris Valeurs mobilières Credential Qtrade Inc., Gestion d’actif Credential Inc., Gestion d’actifs Qtrade Inc., Placements NordOuest & Éthiques S.E.C., Services d’assurance Credential Inc., Solutions d’Assurance Qtrade Inc., Stratégies financières Credential Inc. et toutes les autres entités qui peuvent faire partie d’Aviso de temps à autre;
• les « renseignements personnels » comprennent toute information factuelle ou subjective sur une personne identifiable; et
• « organisation de référence » désigne la coopérative d’épargne et de crédit, la caisse populaire, le gestionnaire de portefeuille ou toute autre organisation financière à laquelle vous êtes lié et qui vous a dirigé vers nous, et avec qui nous pouvons travailler en partenariat pour fournir des produits et services.

La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les clients d’Aviso et vise à expliquer la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité aux principes décrits dans la présente Politique de confidentialité et de la conception et de la surveillance de notre programme de protection de la vie privée en général. Nous avons établi des procédures en vue de protéger les renseignements personnels, répondre aux plaintes et aux demandes d’information, assurer la formation continue des employés et veiller à ce que les clients et toute autre personne qui communiquent avec nous ou visitent notre site Web puissent accéder à nos politiques.

À titre d’organisations réglementées, les compagnies d’Aviso sont tenues d’obtenir certains renseignements vous concernant afin de pouvoir vous offrir ses produits et services. Nous ne recueillerons vos renseignements personnels que dans le but d’en faire un usage juste et légitime. Nous obtenons la plupart des renseignements directement de votre part lors de nos interactions avec vous (par voie écrite, verbale, électronique ou autre). Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès d’autres sources, notamment auprès de votre organisation de référence, d’autres établissements financiers, d’agences de notation de crédit et d’autres tiers. Dans tous les cas, la collecte est approuvée par vous ou autorisée par la loi.

La décision de nous fournir ou non vos renseignements personnels demeure la vôtre. Cependant, nous pouvons être limités dans notre capacité à vous fournir certains produits et services si vous refusez de nous fournir des renseignements essentiels à l’exécution de votre demande.

Le type de renseignements que nous recueillons dépend des produits et services que vous nous demandez de fournir. Voici le type de renseignements que nous recueillons habituellement et les façons dont nous pouvons les utiliser :

Nous pouvons recueillir d’autres renseignements vous concernant, conformément aux exigences des produits et services demandés, comme des renseignements sur la citoyenneté ou la résidence, l’état civil et des renseignements sur le conjoint, que nous utilisons pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour établir et traiter vos comptes, pour déterminer votre admissibilité aux produits et services, pour vous informer et vous fournir des produits et services, et pour bien comprendre et satisfaire vos besoins. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels au besoin ou aux fins appropriées suivantes :

En ce qui concerne la prestation de produits et services et le traitement de votre compte, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres parties.

Au sein de Patrimoine Aviso et avec nos employés

Aviso a centralisé certaines fonctions administratives, opérationnelles, commerciales et autres. Par conséquent, nous pouvons, de temps à autre, partager de l’information avec les entreprises qui font partie de l’organisation Aviso. Nos employés ou représentants autorisés peuvent avoir accès aux renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions. Ils ne peuvent accéder qu’à des renseignements absolument nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les employés sont tenus de respecter notre Code d’éthique commerciale (Code of Business Conduct), en vertu duquel ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements des clients et à agir en conformité aux lois applicables et aux politiques et procédures d’Aviso.

Votre organisation de référence et d’autres organisations financières

Aviso travaille en étroite collaboration avec votre organisation de référence et avec d’autres établissements financiers, qui sont des entités juridiques distinctes, pour vous offrir une gamme de produits et de services. En nous permettant de communiquer vos renseignements personnels à ces entités, vous nous aidez à respecter notre engagement de vous assurer le meilleur service possible. Vous profitez ainsi de notre gamme complète de produits et services. Avec votre consentement, ces entités peuvent utiliser vos renseignements personnels pour vous recommander d’autres produits ou services qu’elles offrent, pour vous recommander des produits et services offerts par Aviso, et pour mieux comprendre et gérer leur relation globale avec vous.

Fournisseurs de services

Nous divulguons des renseignements à des fournisseurs de services tiers que nous engageons pour assurer des services spécialisés, comme préparer et poster des relevés, des confirmations et des avis, assurer le stockage sécuritaire de données, effectuer des transactions au nom de clients et offrir d’autres services en rapport avec votre compte. En pareils cas, nous ne divulguons que les renseignements strictement requis pour assurer ces services. Nos fournisseurs de services doivent s’engager à n’utiliser les renseignements des clients que dans le but d’exercer les fonctions pour lesquelles les services ont été retenus, et ils doivent accepter de mettre en œuvre et de maintenir des mesures de sécurité et de protection appropriées. Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et peuvent stocker et traiter vos renseignements ou y accéder à l’extérieur du Canada.

Organismes de réglementation des valeurs mobilières, organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi

Nous devons communiquer vos renseignements personnels aux organismes de contrôle des valeurs mobilières qui surveillent nos activités (tels que l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, l’Association canadienne des courtiers en fonds mutuels, et d’autres organismes de réglementation). Ces organismes exigent d’avoir accès aux renseignements personnels des clients, employés, agents, administrateurs, dirigeants, associés ou autres personnes, à des fins de réglementation, notamment la surveillance des activités boursières, des ventes, de la conformité financière, de l’examen du bureau des transactions et de vérifications réglementaires individuelles, telles que la surveillance de bases de données. Ils mènent aussi des enquêtes sur la violation possible de lois et de procédures exécutoires ou disciplinaires et donnent des comptes rendus. En outre, ils partagent ces renseignements avec les autorités pertinentes, les marchés réglementés et les autorités policières de tout territoire de compétence.

Nous pourrions également être obligés de divulguer des renseignements pour donner suite à une demande, une enquête, une procédure ou toute autre ordonnance légalement valide. En pareil cas, nous prenons des mesures pour nous assurer que la demande est valide et nous ne divulguons que les renseignements nécessaires pour satisfaire à l’enquête ou à l’ordonnance. Il est possible que l’on se voie ordonner par un tribunal de divulguer des renseignements personnels à une tierce partie ou à ce tribunal, ou de conserver des renseignements personnels dans l’attente de l’issue d’une audience judiciaire. En pareil cas, nous vérifions que l’ordonnance d’un tel tribunal est légitime et prenons les mesures nécessaires pour limiter la quantité de renseignements personnels divulguée à ceux qui sont essentiels au respect d’une telle ordonnance du tribunal. Nous pouvons aussi être légalement obligés de divulguer de l’information en ce qui concerne le recouvrement ou le remboursement d’une dette, pour aider à prévenir une fraude ou autre activité criminelle, lorsque nous avons recours à l’avis juridique d’un avocat ou dans un cas d’urgence qui pourrait toucher la santé ou la sécurité d’une personne.

Dans les cas décrits ci-dessus, nous pouvons être tenus de transmettre vos renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Dans des circonstances limitées, il se peut que nous ne soyons pas légalement autorisés à vous informer que vos renseignements ont été transmis de cette façon.

Autres tiers

Si vous demandez un produit ou un service qui nous oblige à vous accorder un crédit, nous pouvons obtenir des renseignements vous concernant au moyen d’une vérification de votre solvabilité ou des références que vous nous avez fournies. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement. Si vous ne nous accordez pas votre consentement, nous ne pourrons peut-être pas vous accorder un tel crédit.

À mesure que nous prenons de l’expansion, il se peut que nous devions étendre, vendre ou réorganiser certaines de nos activités. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle transaction commerciale si la loi l’autorise. La partie destinataire se doit de ne recueillir, utiliser ou divulguer ces renseignements qu’aux seules fins auxquelles vous nous avez donné votre consentement initial. Cette partie sera également soumise à la loi en vigueur en matière de protection de la vie privée.

Nous avons mis en place un programme de protection des renseignements afin de protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé et leur usage frauduleux. Nous utilisons toute une gamme de mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, y compris :

• des mesures physiques, comme des classeurs verrouillés et résistants au feu, l’accès restreint aux bureaux et le déchiquetage des documents;
• des mesures organisationnelles, comme l’accès restreint aux fichiers et aux centres de données;
• des mesures technologiques, comme la sécurité du réseau, l’authentification forte, le chiffrement des données et la protection par mot de passe;
• une formation continue des employés sur la confidentialité et la sécurité des données.

 Notre chef de la protection des renseignements personnels s’assure de l’administration adéquate de notre Politique de confidentialité et que nos mesures de sécurité sont à jour et efficaces.

Si vous voulez savoir quels sont les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet, vous pouvez en tout temps nous en faire la demande par écrit. Vous devez nous faire une demande par écrit nous donnant la quantité de détails suffisante pour nous permettre, moyennant un effort raisonnable, de vous identifier ainsi que vos renseignements personnels. Nous vous informerons en détail dans un délai de trente (30) jours des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, comment nous les avons recueillis, à quelles fins nous les utilisons et à qui ils ont été divulgués. Cependant, veuillez comprendre que dans certains cas, il n’est pas approprié de vous fournir cette information si celle-ci constitue des données commerciales en propriété exclusive, ou encore si elle est protégée par le secret professionnel liant l’avocat à son client, qu’elle compromet la confidentialité des renseignements d’une autre personne (y compris un conjoint, un ex-conjoint ou un membre de sa famille) ou dans les cas où la loi restreint ou permet d’en restreindre sa diffusion. Nous ferons tous les efforts raisonnables pour vous fournir l’information que vous nous avez demandée dans un délai raisonnable. Nous vous fournirons une explication détaillée dans le cas où nous serions dans l’impossibilité de satisfaire à votre demande. En cas d’insatisfaction, vous pouvez contacter le bureau du commissariat à l’information et à la protection de la vie privée provincial ou fédéral (voir ses coordonnées ci-dessous).

Vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. Vous devez faire votre demande par écrit et nous fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier, vous et vos renseignements personnels. Dans les trente (30) jours suivant votre demande, nous vous informerons en détail des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, comment nous les avons recueillis, à quelles fins nous les utilisons et à qui ils ont été divulgués. Dans certains cas, il pourrait ne pas être approprié de vous fournir cette information si elle comporte des données en propriété exclusive, ou encore si elle est protégée par le secret professionnel liant l’avocat à son client, qu’elle compromet la confidentialité des renseignements d’une autre personne ou dans les cas où la loi restreint ou permet d’en restreindre sa diffusion. Nous vous fournirons une explication dans le cas où nous serions dans l’impossibilité de satisfaire à votre demande. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial.

Nous comptons sur vous pour nous informer en temps opportun de toute correction ou de tout changement apporté à vos renseignements. Si un changement ou une correction est nécessaire, veuillez effectuer une mise à jour sur notre portail client en ligne ou en communiquant avec votre conseiller ou un agent du service à la clientèle au 1 855 714-3900.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour vous offrir les produits ou services que vous nous avez demandés, et pour nous conformer aux exigences réglementaires et juridiques. La période durant laquelle nous conservons vos renseignements personnels peut varier selon le produit ou le service, et aussi selon la nature et la confidentialité des renseignements. Cette période peut se prolonger au-delà de la fin de notre relation, et aussi longtemps que raisonnablement nécessaire à des fins juridiques, commerciales ou autres. Nous pouvons détruire, supprimer, effacer ou convertir vos renseignements personnels sous une forme anonyme s’ils ne sont plus requis aux fins mentionnées.

Sous réserve des exigences légales, réglementaires et contractuelles, vous pouvez communiquer avec nous à tout moment pour retirer votre consentement. Nous vous expliquerons les options qui s’offrent à vous, ainsi que les conséquences du retrait de votre consentement. Si vous n’acceptez pas certaines utilisations ou la communication de vos renseignements personnels, nous pourrions être incapables, ou limités dans notre capacité, de vous fournir certains produits ou services.

Nous ne recueillerons pas, sans vous en informer, des renseignements personnels vous concernant lorsque vous visitez nos sites Web. Cependant, nous recueillons des données à caractère non nominatif, comme l’adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées, le nombre et les dates des visites, le site précédent que vous venez de visiter et toute annonce sur laquelle vous avez pu cliquer pour aboutir à nos sites Web. Ces données nous permettent de comprendre comment nos sites Web sont utilisés et comment les visiteurs nous trouvent. Cette information nous aide à planifier nos améliorations afin de mieux répondre aux besoins des visiteurs. Cette information ne peut d’aucune façon être utilisée pour identifier personnellement les visiteurs.

On pourrait vous demander de fournir des renseignements qui nous permettent d’améliorer nos sites Web ou de répondre à des questions ou à des enquêtes sur nos produits et services. Votre réponse à ces questions est facultative. Nous recueillons des renseignements auprès de vous lorsque vous répondez à un sondage en ligne, que vous vous abonnez à une infolettre ou à une liste de diffusion, que vous participez à une promotion ou à un concours en ligne ou que vous nous envoyez un courriel contenant une demande d’information. Si vous participez à une telle activité et nous fournissez votre adresse de courriel, elle peut révéler des renseignements personnels comme votre nom et votre organisation. Toute information que vous fournissez sera gardée confidentielle et ne sera utilisée que pour répondre à vos commentaires ou questions. Prenez note que les demandes par courriel peuvent ne pas être chiffrées et que d’autres personnes peuvent consulter le contenu de votre message. N’incluez pas de renseignements confidentiels ou personnels dans les courriels.

Nous utilisons des témoins sur nos sites Web, qui nous aident à suivre l’utilisation et à déterminer les secteurs les plus populaires. Un témoin est un fichier d’information qui est sauvegardé sur votre navigateur Web par un site Web particulier. Le site Web peut récupérer plus tard cette information de votre ordinateur lorsque vous visitez à nouveau ce site. Les témoins ne contiennent aucun renseignement personnel.

Nos sites Web contiennent un certain nombre de liens vers des sites Web de tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites Web ni de la façon dont ces parties traitent ou protègent les renseignements personnels. Soyez prudent lorsque vous transmettez de l’information en ligne. Toute communication non protégée sur Internet n’est pas confidentielle et est sujette à une interception, à une perte ou à une altération.

Si vous pensez que la confidentialité de vos renseignements personnels a été compromise, ou si vous avez des questions sur vos renseignements personnels ou sur vos rapports avec nous à cet égard, nous vous encourageons à communiquer avec nous. Dans la plupart des cas, vous pouvez régler votre problème en discutant avec votre conseiller ou avec un agent du service à la clientèle au 1 855 714-3900. S’ils ne parviennent pas à répondre à vos questions à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Patrimoine Aviso Inc.
À l’attention de : Chef de la protection des renseignements personnels

1111, rue Georgia Ouest, bureau 700

Vancouver (Colombie-Britannique)  V6E 4T6

Numéro de téléphone : 1 855 714-3800

Adresse électronique : privacyofficer@aviso.ca

Notre chef de la protection des renseignements personnels enquêtera sur votre question et s’efforcera de fournir une réponse dans un délai de trente (30) jours. Si, après avoir communiqué avec notre chef de la protection des renseignements personnels, votre préoccupation demeure non résolue, vous pouvez communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial.

Nous pouvons mettre à jour ou modifier notre Politique de confidentialité de temps à autre, si nous le jugeons approprié ou nécessaire, afin de refléter toute modification de notre activité, des réglementations applicables ou des pratiques de l’industrie. La version actuelle de notre Politique de confidentialité est disponible sur notre site Web à l’adresse http://www.aviso.ca/fr/confidentialite/.